Управление типами документов

Управление типами документов осуществляет пользователь с правами «Администратор» посредством ведения справочника «Типы документов». Для работы со справочником необходимо выбрать его в перечне справочников. Экран будет иметь вид:

Для добавления данных в справочник необходимо вызвать шаблон ввода новой записи, нажав ЛКМ по кнопке «+», и заполнить соответствующие поля шаблона:

Необходимо заполнить требуемые значения: «Тип», «Тип документа», «Комментарий», «№». Для сохранения веденной информации необходимо нажать кнопку «v». Для удаления веденной информации необходимо нажать кнопку «х». Для открытия окна для подробного просмотра записи необходимо нажать кнопку «...» – применимо к настройке доступа, видимости и обязательности заполнения полей. Экран будет иметь вид:

Настройка свойств документа

Предусмотрена возможность установления наличия и обязательности заполнения полей «Адресат», «Направление», «Сопроводительные письма», «Дело». Доступность к свойствам документа задается нажатием ЛКМ на требуемое значение (да/нет).
Значения:

• «Да» – поле отображается в РК документа и является обязательным для заполнения;
• «Нет» – поле не отображается в РК документа;
• «Пусто» – поле отображается в РК документа, но не является обязательным для заполнения.

Настройки в «Видах документов» наследуют настройки «Типов документов».
Для настройки права подписи необходимо в поле «Подписанты» ввести вручную значение, указанные в справочнике «Группы рассылки», например значение «Директорат». Это означает, что указные участники могут подписывать документы:

Для определения доступности полей документа в РК необходимо нажать ЛКМ на кнопку для загрузки перечня видов документов для выбранного типа документа. Экран будет иметь вид (рис. 250).

Доступность к полям документа определяется нажатием ЛКМ на требуемое значение (да/нет). Право на изменение доступности документа имеют:

• «Р» – «Регистратор»;
• «А» – «Администратор»;
• «П» – «Подписант»;
• «И» – «Исполнитель поручения»;
• «В» – «Визирующее лицо»;
• «Ад» – «Адресат (по направлению)»;
• «Ав» – «Автор карточки».

В табл. приведена сводная информация по изменению доступности на разных стадиях жизненного цикла по видам и типам документов.

Ограничение доступа обеспечивает доступ к документу только пользователей, участвующих в жизненном цикле документа («Автор карточки документа», «Визирующее лицо», «Подписант», «Адресат» (и по направлению), «Контролер», «Исполнитель», «Регистратор», «Администратор») и определенных как «Читатель» для конкретного документа. Для пользователей с ролями «Регистратор» и «Администратор» доступны все документы. Общедоступность документа установлена до регистрации документа пользователями с ролями:

• «Автор карточки»
• «Подписант»
• «Регистратор»
• «Администратор».

Установка значения выполняется нажатием ЛКМ по требуемой ссылке. После регистрации документа изменить общедоступность документа имеют возможность только пользователи с ролями «Регистратор» и «Администратор» в режиме изменения РК.