Поиск документов

В СЭД предусмотрено два вида поиска:
- расширенный – расширенному набору полей РК;
- быстрый – по ограниченному набору полей.
В каждом разделе горизонтального меню есть поисковая строка, позволяющая осуществлять поиск внутри соответствующего раздела.

Расширенный поиск

Для выполнения расширенного поиска необходимо нажать ЛКМ по ссылке.

Рис. 1 - Расширенный поиск

Экран поиска будет иметь вид (рис. 2).

Рис. 2 - Расширенный поиск

После установления того или иного значения оно подсвечивается желтым цветом (рис. 3), в одно поле можно добавить несколько значений. Для удаления значения следует нажать на кнопку справа от него в текущем поле, для очищения поля необходимо нажать на кнопку «Очистить» рядом с полем. Для очищения всех параметров поиска следует нажать на кнопку «Сбросить фильтры».

Рис. 3 - Расширенный поиск

Функционал окна расширенного поиска содержит несколько параметров для поиска. Доступен функционал сохранения последних параметров расширенного поиска пользователем.

• «Дело» - поиск по номенклатуре дел, для выбора значения необходимо ввести код номенклатуры или слово из наименования, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Номер сопроводительного письма к ОГ» - поиск по номеру сопроводительного письма;
• «Автор РК» - поиск по пользователям, создававшим РК, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Автор документа» - поиск по пользователям, создавшим документ (равно полю «исполнитель документа» для документов, созданных в текущей организации), есть возможность выбора нескольких значений;
• «Регистратор» - поиск по пользователям, зарегистрировавшим РК, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Подписант» - поиск по пользователям, подписавшим документ, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Исполнитель резолюции» - поиск по пользователям из раздела резолюций, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Идентификатор резолюции» - поиск по идентификационному номеру резолюции;
• «Способ отправки» (выпадающее меню со значениями: «Все», «E-mail», «МЭДО», «Почта», «Нарочно», «Фельдъегерская служба» и т.п.) – поиск по способу отправки документа, перечень возможных значений данного поля определяется в административной части СЭД, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Способ получения» (выпадающее меню со значениями: «Все», «E-mail», «МЭДО», «Почта», «Нарочно», «Фельдъегерская служба» и т.п.) – поиск по способу получения документа, перечень возможных значений данного поля определяется в административной части СЭД, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Дата резолюции» (с – по) – поиск по дате постановки резолюции;
• «Статус (выпадающее меню со значениями»: «Черновик», «Визирование», «Подписание», «Регистрация», «В работе», «Исполнен», «Отказ», «Отправка», «Списанный») – поиск по статусам документа, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Электронная подпись» (выпадающее меню со значениями: «Все», «Есть», «Нет», «ПЭП», «УКЭП») – поиск по документам на наличие электронной подписи, есть возможность выбора нескольких значений;
• «Контроль» (выпадающее меню со значениями: «Есть», «Нет», Внешний, Внутренний) – поиск по виду и наличию контроля в документе, есть возможность выбора нескольких значений;
• Выбор значений для ввода в поле «Тип документа». По умолчанию установлено «Все типы». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по кнопке ᐁ и выбрать из выпадающего списка искомое значение.

• Выбор значений для ввода в поле «Доступ». По умолчанию установлено «Любой». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по кнопке ᐁ и выбрать из выпадающего списка искомое значение.

• Выбор значений для ввода в поле «Тип доставки». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по кнопке ᐁ и выбрать из выпадающего списка искомое значение.

• Выбор значений для ввода в поле «Файл». По умолчанию установлено «Независимо от наличия файлов». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по кнопке ᐁ и выбрать из выпадающего списка искомое значение.

• Выбор значений для ввода в поле «Состояние исполнения». По умолчанию установлено «В любом состоянии исполнения». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по кнопке ᐁ и выбрать из выпадающего списка искомое значение.
• Ввод значения в поле «Корр. номер». Ввод искомого значения необходимо осуществить вручную.
• Ввод значения в поле «Заявитель (Ф.И.О.)». Ввод искомого значения необходимо осуществить вручную.
• Ввод значения в поле «Краткое содержание». Ввод искомого значения необходимо осуществить вручную.
• Ввод значения в поле «Примечание». Ввод искомого значения необходимо осуществить вручную.
• Ввод ввода значения в поле «По тексту документов». Ввод искомого значения необходимо осуществить вручную. Поиск осуществляется только по файлам форматов: .doc, .docx, .pdf-A.
• Выбор выбора значений поля «Дата корр.». Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений поля «Дата регистрации». Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений поля «Контрольный срок по пункту». Контрольный срок по пункту – это внешний контрольный срок или срок, установленный В ПУНКТЕ. Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений поля «Контрольный срок по резолюции». Контрольный срок по резолюции – это срок, установленный В РЕЗОЛЮЦИИ автором поручения. Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений поля «Контролируемый срок». Контролируемый срок – это срок по поручению, по которому текущий пользователь является контролером (если контролер отдельно не указан, то эти функции выполняет автор поручения). Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений поля «Мой срок». Мой срок – срок, установленный В ПЕРСОНАЛЬНОЙ РЕЗОЛЮЦИИ для текущего пользователя. Имеется возможность задания диапазона дат (с – по). Для выбора искомого значения необходимо ввести требуемые даты либо вручную, либо использовать встроенный календарь.
• Выбор значений для ввода в поле «Подпись». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомое значение.
• Выбор значений для ввода в поле «Адресат». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомое значение.
• Выбор значений для ввода в поле «Связан с: ». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомый документ.
• Выбор значений для ввода в поле «Ссылается на ». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомый документ.
• Выбор значений для ввода в поле «Исполнитель». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомое значение.
• Выбор значений для ввода в поле «Контролер». По умолчанию установлено «Все». Для выбора значения необходимо нажать ЛКМ по ссылке «Все» и выбрать искомое значение.

Быстрый поиск

На экране СЭД, в каждом разделе, всегда присутствует панель быстрого поиска (рис. 4).

Рис. 4 - Панель быстрого поиска

Быстрый поиск в СЭД с использованием определенных специальных символов осуществляется по полям, указанным на рис. 4. При вводе искомых значений используется следующий синтаксис быстрого поиска.

• Поиск по регистрационному номеру осуществляется по прямому вводу номера, начиная с первого символа. Фильтрация начинается от первого введенного символа (например, при вводе «04/49» в разделе выберутся все документы начинающиеся с «04/49»).
• Поиск по регистрационному номеру корреспондента (для входящих) осуществляется с применением символа «№» (через пробел так и без) (например, при вводе «№123» или «№ 123» в разделе выберутся все документы, начинающиеся с «123»).
• Поиск по внутреннему номеру документа осуществляется с применением кода «вн» («вн.», «вн »), при этом поиск осуществляется с конечных символов номера (например, при вводе «вн 16» в разделе выберутся все документы, внутренние номера которых заканчиваются на «16» (вн. 116).
• Поиск по дате регистрации осуществляется с применением символа «:» при этом понимается дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ» и «ГГГГ» (например: при вводе «:12.01.2018» в разделе выберутся все документы с указанной датой регистрации, а при вводе «:2017» в разделе выберутся все документы зарегистрированные в 2017 году).

Поиск по пользовательским тегам (ключевым словам) осуществляется с применением символа «#» (например: при вводе «#1ГА» в разделе выберутся все документы, помеченные текущим пользователем тегом «1ГА»). Более подробно о быстром поиске описано в разделе Как работать с быстрым поиском?