Контроль и исполнение поручения (резолюции)

Если резолюция направляется для ознакомления, то сам исполнитель имеет возможность ее сразу же закрыть без написания отчета. Для этого необходимо нажать ЛКМ по кнопке , например:

Контроль исполнения поручения автором поручения

По итогам исполнения поручения у автора поручения документ отображается в разделе «Входящие» с отметками об исполнении или просрочке. Автор имеет возможность принять исполнение, отменить или отклонить путем нажатия на соответствующие кнопки, также имеет возможность дать комментарии. Экран будет иметь вид:

В случае наличия нескольких соисполнителей при написании отчета исполнителем, уведомление об этом приходит ответственному исполнителю. После отметки ответственного исполнителя об исполнении резолюции, уведомление приходит Автору резолюции или пользователю с правами «Контролер». В случае если Автор имеет доверенное лицо, уполномоченное на принятие отчетов по резолюциям, доверенному лицу следует переключиться в личный кабинет Автора для принятия отчета по резолюции.

В случае принятия отчета об исполнении и отмены резолюции необходимо подтвердить свое действие, нажав на кнопку «ОК» в новом окне. Имеется возможность сопроводить комментарием свое решение и изменить дату принятия решения.

После принятия отчета об исполнении блок исполнителя в разделе резолюций окрашивается в зеленый цвет:

В случае отклонения отчета об исполнении документ попадает на доработку исполнителю. В случае необходимости Автор резолюции имеет возможность внести изменения в контрольный срок резолюции. Для этого следует нажать ЛКМ по строке с контрольным сроком исполнения поручения:

В открывшемся окне следует указать новую дату и причину переноса. Каскадная отмена поручений (резолюций) доступна исполнителю, которому направлено поручение (резолюция). Отмена поручений (резолюций) Руководителя не может быть выполнена «Исполнителем». Для каскадной отмены поручения (резолюции) необходимо нажать ЛКМ по кнопке :

После этого экран будет иметь вид:

Информация о ранее назначенном сроке будет перечеркнута (1, см. рис.) и нижестоящим исполнителям будет проставлена отметка об отмене поручения (2, см. рис.).
Будут закрыты те поручения, у которых был заполнен отчет. По итогам исполнения документа имеется возможность списать его «В дело» (рис. 171) нажатием ЛКМ по соответствующей кнопки.

Рис. 171 – Окно списания документа

3.2.20.3. Контроль исполнения поручений пользователем с правами «Контролёр». В случае назначения пользователя в качестве Контролера за исполнением поручений у него в пункте «На контроле» – горизонтального меню появляется документ, например (рис. 172).

Рис. 172 – Пример документа, поступившего на контроль В разделе резолюций у пользователя с правами «Регистратор» доступны три вкладки: - «исполнение» – в данной вкладке отображены все пункты и поручения по ним с указанием только головных исполнителей; - «мои резолюции» – в данной вкладке отображены резолюции, относящиеся к данному пользователю; - «все резолюции» – в данной вкладке отображены все резолюции по документу. Пользователь с правами «Контролер» имеет возможность снять с контроля пункт, принять отчет об исполнении поручения по документу, отменить поручение и напечатать карточку поручений, например (рис. 173).

Рис. 173 – Пример раздела резолюции у пользователя с правами «Контролер» Значения кнопок на рис. 173 приведены в табл.4. После того, как исполнитель сделает отчет об исполнении документа, пользователь с правами «Контролер» получает уведомление об этом в разделе «На контроле». Экран будет иметь вид, например (рис. 174).

Рис. 174 – Пример раздела резолюции у пользователя с правами «Контролер» при наличии отчета от исполнителя Для снятия пункта с контроля следует нажать ЛКМ по кнопке (см. рис. 173) и в открывшемся окне указать комментарий и дату снятия с контроля, например (рис. 174).

Рис. 174 – Окно снятия пункта с контроля После снятия с контроля пункта этот пункт в разделе резолюций будет окрашен в зеленый цвет, например (рис. 175).

Рис. 175 – Окно снятия пункта с контроля 3.2.20.4. Завершение исполнения поручений. По окончании исполнения поручения исполнителю необходимо оставить об этом отметку. Для этого следует перейти во вкладку «Мои резолюции» и найти необходимое поручение. Будут доступны следующие кнопки (рис. 176)

Рис. 176 1 – добавить подрезолюции, в случае, если необходимо поручить исполнение нижестоящему сотруднику; 2 – добавить промежуточный отчет или комментарий; 3 – добавить ссылку на существующий в СЭД документ; 4 – приложить файл с документом; 5 – добавить итоговый отчет об исполнении, после его добавления отключается видимость остальных кнопок; 6 – принять отчет об исполнении других исполнителей (в случае, когда текущий пользователь является ответственным исполнителем); 7 – отменить поручение другому исполнителю (в случае, когда текущий пользователь является ответственным исполнителем); 8 – напечатать листок поручения (кнопка доступна всем пользователям). Добавление промежуточного отчета. Для составления промежуточного отчета следует нажать ЛКМ по кнопке (1, см. рис. 176), оставить комментарий и нажать ЛКМ по кнопке справа от поля с комментарием (рис. 177). Промежуточный комментарий будет добавлен в РК документа. Также будет отображена информация о дате и времени добавления комментария.

Рис. 177 – Добавление промежуточного отчета (комментария) Для скрытия поля промежуточного отчета следует повторно нажать ЛКМ по кнопке (2, см. рис. 176). Добавление файла. Для прикрепления файла документа необходимо нажать ЛКМ по кнопке (4, см. рис. 176) и указать путь к файлу на локальном рабочем месте. К РК будет прикреплен файл документа, который будет доступен для скачивания. Также будет отображена информация о дате и времени добавления файла. Добавление ссылки на документ СЭД. Для добавления ссылки на документ следует нажать ЛКМ по кнопке (3, см. рис. 176) и в поисковом окне найти необходимый документ (рис. 178). Прикреплять ссылки возможно как на зарегистрированные документы, так и на проекты документов. Помимо ссылки на документ будет отображена информация о дате и времени добавления ссылки.

Рис. 178 – Прикрепление ссылки на документ СЭД Добавление итогового отчета. После того, как пользователь исполнит документ, следует прикрепить итоговый отчет. Для это необходимо нажать ЛКМ по кнопке (5, см. рис. 176) и в открывшемся поле написать комментарий об исполнении, затем нажать на кнопку справа от комментария. Итоговый отчет будет добавлен в РК документа. Также будет отображена информация о дате и времени добавления итогового отчета. По итогам исполнения поручения РК документа будет выглядеть следующим образом (рис. 179).

Рис. 179 – Информация об исполнении поручения По итогам добавления той или иной информации (кроме промежуточного отчета) ответственному исполнителю по резолюции, автору резолюции и Контролеру будет направлено соответствующее уведомление.