Как передать документы подчиненным
В случае изменения должности или отключения учетной записи пользователя производится передача документов лицам, определенным руководством. При этом для определения перечня передаваемых документов необходимо определять все доступные пользователю документы по ролям и их актуальность. Пользователь в ходе своей деятельности может иметь следующие роли относительно документов с актуальностью:
а) «Автор (исполнитель) документа» – актуальна до регистрации документа или истечения сроков отслеживания (что наступит позже);
б) «Автор карточки документа» – актуальна до регистрации документа или истечения сроков отслеживания (что наступит позже);
в) «Визирующее лицо» – актуальна до регистрации документа или истечения сроков отслеживания (что наступит позже);
г) «Подписант» – актуальна до регистрации документа или истечения сроков отслеживания (что наступит позже);
д) «Регистратор» – актуальна весь жизненный цикл документа (фильтрация не требуется);
е) «Адресат» – актуальна до списания документа в архив;
ж) «Контролер» – актуальна до снятия поручения с контроля;
и) «Исполнитель» – актуальна до закрытия исполняемых поручений.
При необходимости (отпуск, длительное отсутствие, увольнение и т.п.) можно передать в одностороннем порядке свои документы другим пользователям путем автоматического изменения ФИО в РК документа:
- пользователь – своим подчиненным;
- пользователь с правами администратор – всем пользователям.
Для этого необходимо перейти на личную страницу (путем клика по имени отчеству) и прокрутить страницу вниз к разделу «Передать документы»
……
Для передачи документов следует выбрать пользователя, ОТ которого нужно передать документы (ФИО) и выбрать пользователя, КОМУ необходимо передать
При необходимости передачи выборочного списка документов следует выбрать документы из предложенного списка путем проставления «галочки» напротив нужных документов и нажать на кнопку «Передать документы», расположенную внизу окна.
ВАЖНО: в списке документов можно осуществлять поиск и сортировку документов по аналогии со списками документов в разделах СЭД.
При нажатии кнопки передачи документов появится окно с перечнем переданных документов
В карточке переданного документа в истории документа (логе) отображается информация о замене пользователя
