- Регистрация исходящих документов МЭДО
Регистрировать исходящие документы может только пользователь с правами регистрации (регистратор).
Для регистрации исходящего документа, который необходимо отправить по МЭДО следует в разделе «На регистрацию» открыть и проверить требуемую РК документа.
В карточке не должно быть лишних файлов, не указанных в документе либо они должны быть прикреплены в разделе «Присоединенные файлы».
Необходимо проверить отображение штампов регистрации и подписания.
Для регистрационных штампов координаты предустановлены. Если рамка штампа не отображается на образе документа, следует обновить страницу.
У подписанта должен быть указан корректный тип подписи («Утверждающая», «Визирующая», «Заверяющая»).
Штамп подписи следует передвинуть в нужное место документа, используя левую кнопку мыши. Штамп должен располагаться на уровне фамилии подписанта, не перекрывая при этом текста.
Существует 2 способа отправки документа по МЭДО. Подписание УКЭП обязательна в любом случае:
1. Отправка документа, подписанного УКЭП.
В поле «Подписант» рядом с ФИО подписанта виден значок УКЭП (зеленый закрытый замочек).
В поле «Адресат» в способе доставки электронного вида выбрать значение «МЭДО» и нажать на кнопку «Зарегистрировать». После присвоения регистрационного номера документ будет автоматически отправлен по МЭДО, например.
2. Отправка документа, подписанного вручную на бумаге.
По требованию действующего законодательства документ (даже в случае ручного подписания) следует подписывать УКЭП. Для этого при получении исходящего документа на регистрацию следует:
- нажать на кнопку «Создать новую версию»,
- зарезервировать номер путем нажатия на кнопку «Взять номер»,
- отсканировать и прикрепить скан зарегистрированного подписанного вручную на бумаге документа вместо текстового файла документа,
- проверить корректность заполнения поля «Вид документа МЭДО»,
- убрать всех визирующих из карточки и нажать на кнопку «Направить на подпись».
После подписания документа УКЭП он вернется на регистрацию. Далее следует проверить установлен ли способ отправки МЭДО и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Документ будет отправлен автоматически.
После отправки документа способ отправки очищается и отображается значение «нет». Для повторной отправки следует снова указать способ отправки «МЭДО».
После отправки документа адресату необходимо проконтролировать доставку и регистрацию документа адресатом. В случае получения транспортной квитанции об отрицательной проверке или уведомления об отказе в регистрации необходимо срочно принять меры по устранению причин отказа и повторно отправить исправленный документ адресату.
