Входящий документ

Документ, пришедший из другой организации, является входящим документом. В подразделе приведена информация по обработке входящей корреспонденции в течение всего жизненного цикла документа.

Обработка входящих документов

Порядок выполнения функций, обеспечивающих обработку входящих документов СЭД приведен ниже:

1. создание новой РК входящих документов
2. заполнения полей РК входящих документов
3. ограничение доступа к документу
4. регистрация документов
5. создание маршрута рассмотрения документов
6. направление на рассмотрение
7. наложение резолюции (поручения)
8. визирование
9. постановка документа на контроль
10. назначение контролера
11. контроль (отслеживание) исполнения поручения
12. контроль и исполнение поручения
13. печать
14. списание в архив
    

Участники процесса обработки входящих документов

Участниками процесса обработки входящих документов являются:

1. «Регистратор – сотрудник, осуществляющий создание РК документов и технические операции с документом;
2. «Руководитель» (подписант) – сотрудник, рассматривающий входящие документы, а также утверждающий резолюции, дающий поручения и подписывающий соответствующий документ;
3. «Контролер» – сотрудник, следящий за выполнением поручений/резолюций;
4. «Исполнитель» – сотрудник, непосредственно выполняющий работу по документу.

Создание новой РК входящих документов

Создание новой РК документов доступно только пользователю с правами «Регистратор». Для вызова формы входящих документов необходимо нажать ЛКМ по виду документа «Входящий документ». На рисунке представлен пример формы РК входящего документа.

Заполнения полей РК входящих документов

В форме РК входящего документа должны быть заполнены следующие поля:

Раздел «Рабочая карточка документа»:

• Доступ
• Дата (дата регистрации документа в организации);
• Местоположение регистрационных штампов
• Подписант (Ф.И.О, организация);
• Адресат (Ф.И.О, должность);
• Направление (Ф.И.О, должность, кому будет направлен данный документ);
• Связи (логическая связь с предшествующими документами).

Раздел «Реквизиты документа в организации-корреспонденте»:

• Дата (регистрируемого документа);
• Исходящий номер;
• Краткое содержание (текст);
• Листов документа (число);
• Количество приложений (число);
• Листов приложений (число);
• Примечание (текст);
• Способ получения бумажного документа;
• Автор РК (проставляется автоматически);
• Дело (индекс дела по номенклатуре дел);
• Место хранения (где хранится оригинал документа);
• Тэги (ключевые слова для поиска);
• Файлы (образ документа).

Ограничение доступа к документу

Ограничение доступа к документу осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.13.16.

Регистрация документов

Регистрация документа осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.14.2. РК документа присваивается уникальный регистрационный номер.

Создание маршрута рассмотрения документов

Создание маршрута рассмотрения документов осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.15.

Направление на рассмотрение

Направление на рассмотрение осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.14.6. Получение списка документов, направленных пользователю на рассмотрение осуществляется нажатием ЛКМ по кнопке «На рассмотрение». Выбрав из полученного списка требуемый документ, пользователь имеет возможность, рассмотрев его, наложить резолюцию (п.п. 3.2.16).

Наложение резолюции (поручения)

Наложение резолюции осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.16 «Создание поручений».

Визирование

Визирование документов осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.14.7.

Постановка документа на контроль

Постановка документа на контроль осуществляется в соответствии с п.п. 3.3.2.11.

Назначение контролера

Назначение контролера осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.18.

Контроль (отслеживание) исполнения поручения 

Контроль (отслеживание) исполнения поручений осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.19.

Контроль и исполнение поручения (резолюции)

Контроль и исполнение поручений осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.20.

Печать

При использования традиционного бумажного документооборота печать отсканированного документа с наложенными резолюциями и визами в формате pdf осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.14.5.

Списание в архив

Списание документа в архив осуществляется в соответствии с п.п. 3.2.14.3.