- Регистрация исходящих документов МЭДО

Регистрировать исходящие документы может только пользователь с правами регистрации (регистратор). Для регистрации исходящего документа, который необходимо отправить по МЭДО следует в разделе «На регистрацию» открыть и проверить требуемую РК документа. В карточке не должно быть лишних файлов, не указанных в документе либо они должны быть прикреплены в разделе «Присоединенные файлы». Необходимо проверить отображение штампов регистрации и подписания. Для регистрационных штампов координаты предустановлены. Если рамка штампа не отображается на образе документа, следует обновить страницу.

Рис. 9

У подписанта должен быть указан корректный тип подписи («Утверждающая», «Визирующая», «Заверяющая»). Штамп подписи следует передвинуть в нужное место документа, используя левую кнопку мыши. Штамп должен располагаться на уровне фамилии подписанта, не перекрывая при этом текста.

Рис. 10

Рис. 11

Существует 2 способа отправки документа по МЭДО. Подписание УКЭП обязательна в любом случае: 1. Отправка документа, подписанного УКЭП. В поле «Подписант» рядом с ФИО подписанта виден значок УКЭП (зеленый закрытый замочек) . В поле «Адресат» в способе доставки электронного вида выбрать значение «МЭДО» и нажать на кнопку «Зарегистрировать». После присвоения регистрационного номера документ будет автоматически отправлен по МЭДО, например.

Рис. 12

2. Отправка документа, подписанного вручную на бумаге. По требованию действующего законодательства документ (даже в случае ручного подписания) следует подписывать УКЭП. Для этого при получении исходящего документа на регистрацию следует: 1) нажать на кнопку «Создать новую версию», 2) зарезервировать номер путем нажатия на кнопку «Взять номер», 3) отсканировать и прикрепить скан зарегистрированного подписанного вручную на бумаге документа вместо текстового файла документа, 4) проверить корректность заполнения поля «Вид документа МЭДО», 5) убрать всех визирующих из карточки и нажать на кнопку «Направить на подпись». После подписания документа УКЭП он вернется на регистрацию. Далее следует проверить установлен ли способ отправки МЭДО и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Документ будет отправлен автоматически.

После отправки документа способ отправки очищается и отображается значение «нет». Для повторной отправки следует снова указать способ отправки «МЭДО».

После отправки документа адресату необходимо проконтролировать доставку и регистрацию документа адресатом. В случае получения транспортной квитанции об отрицательной проверке или уведомления об отказе в регистрации необходимо срочно принять меры по устранению причин отказа и повторно отправить исправленный документ адресату.